我們的審核過程

雖然符合性是LR審核認證服務的一個重要方面,我們獨特的方法可以把審核變成有力的管理工具,從而改善并保護績效。通過了解對您組織和利益相關方最重要的是什么,我們幫助您改善管理體系的同時提升您的業務。

我們的審核方法可以根據您體系對各方面運營風險(比如質量、環境或健康安全方面的風險)的管理和降低情況,來定制審核,同時能確保與所選擇標準的所有要求的符合性。

"LR的方法幫助DB Schenker Malaysia確保我們繼續強化供應鏈安全,從而保障公司利益,增強客戶與我們合作的信心。”?

Wolfgang Laabs先生-馬來西亞DB Schenker物流公司 總裁

LR獨特的審核方法立基于三大支柱:基于風險的方法有主題的監督審核以及持續改進,為傳統的審核和認證帶來附加價值。

我們審核您的管理體系,必要時進行差距分析,確保您的管理體系滿足標準、規范或審核準則的要求。為確保您從管理體系中獲得最大價值和收獲,在推薦通過審核/認證之前,我們需要分兩次訪問您公司。

我們的審核過程周期分三個階段

第一階段:文件評審(證據查找)

第一階段審核通常是在客戶現場進行,主要是確定客戶是否已準備就緒,從而可以進行第二階段的正式審核。

實施第一階段訪問

第一階段審核由首次會議開始。審核員與客戶見面并向客戶管理層介紹LRQA審核方法,并與客戶商定審核計劃。

我們將:

  • 評估客戶活動場所和具體情況
  • 和客戶展開討論,確認客戶對第二階段審核是否已做好充分準備
  • 檢查客戶對標準要求的理解以及客戶滿足這些要求的程度?
  • 收集有關客戶管理體系范圍、過程和活動場所的信息以及相關法律法規要求的符合性的信息。比如:組織運營的環境要素和法律要求,以及與之相關的風險
  • 商定第二階段審核情況以及確定如何分配審核資源
  • 了解客戶管理體系和運營,從而確定第二階段審核策劃應注重哪些內容
  • 查看客戶內審和管理評審情況
  • 確認管理體系的實施是否足夠合適進行第二階段審核

報告

第一階段審核以末次會議作結。在末次會議上審核員將提交一份審核報告并商定第二階段審核過程。報告既包括正面發現也包括那些需要在第二階段審核前引起注意的問題,以免在第二階段審核時成為不符合項。第一階段和第二階段審核間隔時間取決于客戶需要花多長時間解決第一階段提出的問題。通常不超過三個月。

第二階段:現場正式審核

第二階段審核在客戶現場進行。目的是評估客戶管理體系的實施及其有效性。我們將收集證據以證明管理體系符合標準和其他認證要求。?

實施第二階段審核?

在第二階段審核中,審核小組將對客戶活動進行充分抽樣審核,從而足以對客戶管理體系實施及其有效性下結論。我們將與員工面談,包括最高管理層和運營人員,以便我們了解并確定管理體系的全面情況。

審核小組將分析這兩次審核拜訪中收集的信息和證據,以確定是否滿足所有認證要求,以及是否存在不符合項。審核小組可以根據他們的經驗向客戶建議一些改進機會。

我們將至少在以下方面進行報告:?

  • 對標準的要求的符合性的信息和證據
  • 關鍵績效目標和指標的績效監視、測量、報告和評審
  • 客戶管理體系和活動表現在法律方面的符合性
  • 運營控制
  • 內審和管理評審的有效性
  • 組織方針的管理層職責
  • 標準要求、方針、績效目標和指標、任何可適用的法律、職責、人員能力、運營、程序、績效數據和內審結果之間的聯系。

報告

第二階段審核以末次會議作為結束。在末次會議上,審核小組將提交一份審核發現的總結報告,記錄審核結果、待改善區域和不符合項等。

第三階段:有主題的監督審核

當客戶的管理體系獲得認證后,我們將安排例行監督審核(通常每間隔六個月進行一次)。

監督審核的目的是確保已通過認證的管理體系:

  • 得到繼續維護
  • 得到實施
  • 實現持續改進
同時考慮因客戶活動、產品或服務變化而引起的體系變化,從而確認客戶是否仍然符合認證要求。

審核前聯系

對于不同客戶:

a) 不了解LRQA審核方法的:審核員將向客戶介紹該新方法,商討在客戶公司導入該方法的最佳方式,商定首次會議上與最高管理層的對話安排。

b) 熟悉LRQA審核方法的:審核員將確認上一次訪問選定的主題仍然適用,并可得到合適人員支持。必要時,商定對主題的更改。

如果是證書更新審核策劃審核,審核員將根據評審、預評和策劃原則進行。

和最高管理層的對話

審核員將:

  • 介紹LRQA此次拜訪的不同之處和原因。
  • 就所定主題涉及的問題,識別體系可為之所用的能促進績效改善的地方。
  • 傾聽客戶有關此次拜訪所選定主題所涉及問題的意見,并在審核中把他們的意見納入考慮范圍。
  • 討論組織未來目標并識別下次審核主題的機會。

審核計劃

根據此次審核(或下次審核)選定的主題,審核員將確定哪些部門、過程控制和體系與主題相關,并且是可以審核的::

主題+待審核的人員、過程、控制和體系=審核計劃

未來計劃的靈活性 -未來審核的計劃應該是靈活的。如果情況發生了變化,比如大多數客戶投訴或違反法律法規,LRQA應該能夠修改審核主題或換成新主題,以切實關注目前對客戶和/或其利益相關方而言最重要的問題。

實施審核

審核員將:

  • 按照計劃審核主題所涉及區域。審核員也將跟蹤那些對主題很重要但在計劃中沒有識別出來的審核路徑。
  • 根據對區域的審核確定體系控制措施就緒并被有效使用。
  • 確定客戶是否使用管理體系管理和/或改善跟主題相關的問題。
  • 就體系的缺陷或有效性進行報告,并建議可能的改善措施。

審核報告

末次會議時,審核員將提交報告。報告將:

  • 包含最高管理層討論的總結
  • 跟蹤長期改善項目的抽樣
  • 記錄跟蹤的足跡和驗證的證據,以及評估和結論
  • 記錄所有審核發現
  • 記錄跟主題相關的管理體系有效性及審核標準要求符合性的總體結論
  • 識別下次審核的主題和區域。
  • 反饋給最高管理層?

末次會議審核員將:

  • 表達對審核發現的總看法并表明結論。
  • 突出表明管理體系哪些地方可幫助客戶解決跟主題相關的問題,并可促進改善。
  • 概括跟主題相關的體系的不足之處,并解釋這些不足將會如何對業務產生不利影響。

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